Gestione dei documenti aziendali
Forniamo tutto ciò di cui hai bisogno
Consulenza
Ogni progetto di digitalizzazione o scansione inizia con una discussione iniziale per chiarire gli obiettivi e rivedere i materiali coinvolti.
Con 20 anni di esperienza in un'ampia gamma di settori e organizzazioni, sappiamo che non esistono due progetti uguali, ed è per questo che il nostro approccio è personalizzato in base alle esigenze specifiche di ciascun cliente.
Valutiamo la natura dei vostri documenti, definiamo lo scopo della digitalizzazione, selezioniamo la tecnologia di scansione più adatta e progettiamo un metodo efficiente per l'organizzazione e l'indicizzazione dei dati per migliorarne l'accessibilità.
Infine, concordiamo le modalità di consegna dei file digitali e stabiliamo la gestione dei materiali originali, se restituirli, conservarli in modo sicuro o smaltirli.
Scansione di documenti
Disponiamo di scanner Kodak Alaris di livello professionale, sottoposti a manutenzione scrupolosa e progettati per la produzione di grandi volumi, garantendo una digitalizzazione nitida e accurata di documenti fino al formato A3.
La nostra tecnologia e il nostro software accuratamente selezionati sono progettati per offrire una qualità delle immagini eccezionale e prestazioni affidabili in ogni fase del processo.
Prima di iniziare la scansione, tutti i materiali vengono preparati accuratamente per garantire i migliori risultati possibili.
Il risultato finale viene fornito sotto forma di file PDF o PDF/A multipagina completamente ricercabili, rendendo i documenti semplici da archiviare, consultare e recuperare.
Scansione di grande formato
I disegni tecnici di grandi dimensioni e le planimetrie di grandi dimensioni spesso occupano prezioso spazio di archiviazione e possono essere difficili da reperire quando le informazioni sono necessarie tempestivamente.
La consultazione di documenti cartacei richiede spesso la manipolazione di materiali fragili, il che aumenta il rischio di danneggiamento. Utilizzando gli scanner ROWE di grande formato all'avanguardia, possiamo trasformare anche i disegni più delicati in file PDF o PDF/A completamente ricercabili.
Le nostre apparecchiature sono in grado di elaborare formati che vanno dall'A4 all'A0 e possono gestire documenti eccezionalmente lunghi, il che le rende ideali per progetti tecnici e architettonici complessi.
Scansione di microfilm
Nell'attuale panorama digitale, è fondamentale disporre di una strategia affidabile per proteggere le raccolte di microfilm.
Formati come pellicole in rullo, microfiche, diapositive, custodie e schede di apertura si degradano naturalmente nel tempo, pertanto la corretta gestione e conversione diventano sempre più essenziali.
Utilizzando i sistemi di scansione professionali Wicks e Wilson, convertiamo tutti i tipi di microfilm in file PDF o TIFF di alta qualità e completamente ricercabili.
Inoltre, forniamo soluzioni personalizzate di indicizzazione e acquisizione dati per garantire che il tuo archivio digitale sia strutturato in modo da soddisfare le tue esigenze operative.
Digitalizzazione fragile
Il nostro servizio di digitalizzazione e conservazione di documenti fragili è rivolto a biblioteche, musei, archivi e collezioni private che necessitano di una gestione meticolosa di oggetti delicati come libri rilegati, documenti storici, mappe e opere d'arte incorniciate.
Utilizzando sistemi piani specializzati e telecamere aeree ad alta risoluzione, i nostri archivisti qualificati acquisiscono i materiali in modo sicuro con una manipolazione minima, garantendo l'assenza di rischi di danneggiamento. Le nostre attrezzature mobili consentono la digitalizzazione presso la vostra sede o presso la nostra sede di Hillington, Glasgow, il che significa che i materiali sensibili possono rimanere in loco, se preferite.
Tutti i contenuti vengono prodotti a una risoluzione eccezionalmente elevata in monocromia, scala di grigi o a colori, con formati di output disponibili in PDF, TIFF o JPEG. I servizi standard includono il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), nonché la denominazione personalizzata dei file, l'indicizzazione, la creazione di metadati e l'estrazione dei dati in formato CSV per facilitare l'integrazione con i vostri sistemi di gestione documentale. I file completati e i metadati vengono trasmessi in modo sicuro tramite la nostra piattaforma di trasferimento cloud crittografata, per un accesso immediato e una conservazione a lungo termine.
Estrazione dati AI
Gli archivi cartacei e microfilmati contengono una grande quantità di informazioni aziendali importanti, ma in un panorama digitale questi dati devono essere facilmente accessibili e consultabili.
La nostra tecnologia all'avanguardia per il riconoscimento dei dati è in grado di gestire sia contenuti digitati che scritti a mano, compresi documenti complessi, garantendo un'acquisizione accurata delle informazioni dai file scansionati.
I dati estratti possono essere successivamente esportati in formato CSV o Excel e integrati senza problemi nei moderni sistemi di gestione di documenti e archivi.
Distruzione riservata
In un'epoca in cui la sicurezza delle informazioni è fondamentale, lo smaltimento sicuro dei materiali riservati è fondamentale.
Il nostro servizio di distruzione sicura è progettato per soddisfare le esigenze specifiche di ogni cliente, offrendo soluzioni flessibili come raccolte una tantum, servizi di distruzione programmata e distruzione come parte del processo di digitalizzazione.
Sia la carta che i microfilm vengono distrutti in conformità con gli standard BS15713 e viene fornito un certificato per attestare lo smaltimento sicuro e conforme.