Gestione dei documenti aziendali
Forniamo tutto ciò di cui hai bisogno
Consulenza
Ogni progetto di digitalizzazione o scansione inizia con una discussione iniziale per chiarire gli obiettivi e rivedere i materiali coinvolti.
Con 20 anni di esperienza in un'ampia gamma di settori e organizzazioni, sappiamo che non esistono due progetti uguali, ed è per questo che il nostro approccio è personalizzato in base alle esigenze specifiche di ciascun cliente.
Valutiamo la natura dei vostri documenti, definiamo lo scopo della digitalizzazione, selezioniamo la tecnologia di scansione più adatta e progettiamo un metodo efficiente per l'organizzazione e l'indicizzazione dei dati per migliorarne l'accessibilità.
Infine, concordiamo le modalità di consegna dei file digitali e stabiliamo la gestione dei materiali originali, se restituirli, conservarli in modo sicuro o smaltirli.
Scansione di documenti
Disponiamo di scanner Kodak Alaris di livello professionale, meticolosamente manutenuti e progettati per la produzione ad alto volume, garantendo una digitalizzazione nitida e precisa di documenti fino al formato A3.
La nostra tecnologia e il nostro software, accuratamente selezionati, sono progettati per offrire una qualità d'immagine eccezionale e prestazioni affidabili in ogni fase del processo.
Prima di iniziare la scansione, tutti i materiali vengono preparati accuratamente per garantire i migliori risultati possibili.
Il risultato finale è un file PDF o PDF/A multipagina completamente ricercabile, che semplifica l'archiviazione, l'accesso e il recupero dei documenti.
Scansione di grande formato
I disegni tecnici di grandi dimensioni e le planimetrie di grandi dimensioni spesso occupano spazio prezioso per l'archiviazione e possono risultare difficili da consultare quando si ha bisogno di informazioni con urgenza.
La consultazione di documenti cartacei spesso comporta la manipolazione di materiali fragili, aumentando il rischio di danneggiamento. Grazie agli scanner di grande formato ROWE, siamo in grado di trasformare anche i disegni più delicati in file PDF o PDF/A completamente ricercabili.
Le nostre apparecchiature sono in grado di elaborare formati che vanno dall'A4 all'A0 e possono gestire documenti eccezionalmente lunghi, risultando ideali per progetti tecnici e architettonici complessi.
Scansione di microfilm
Nell'attuale panorama dominato dal digitale, è fondamentale disporre di una strategia affidabile per la protezione delle collezioni di microfilm.
Formati come pellicole in rullo, microfilm, diapositive, custodie e cartoncini perforati si deteriorano naturalmente nel tempo, quindi una corretta manipolazione e conversione diventano sempre più importanti.
Utilizzando sistemi di scansione professionali Wicks e Wilson, convertiamo tutti i tipi di microfilm in file PDF o TIFF di alta qualità e completamente ricercabili.
Inoltre, forniamo soluzioni personalizzate di indicizzazione e acquisizione dati per garantire che il vostro archivio digitale sia strutturato in modo da soddisfare le vostre esigenze operative.
Digitalizzazione fragile
Il nostro servizio di digitalizzazione e conservazione di oggetti fragili si rivolge a biblioteche, musei, archivi e collezioni private che necessitano di una gestione meticolosa di oggetti delicati come libri rilegati, documenti storici, mappe e opere d'arte incorniciate.
Utilizzando sistemi a superficie piana specializzati e telecamere aeree ad alta risoluzione, i nostri archivisti qualificati digitalizzano i materiali in modo sicuro, riducendo al minimo la manipolazione e garantendo l'assenza di rischi di danneggiamento. Le nostre attrezzature mobili consentono di effettuare la digitalizzazione presso la vostra sede o presso il nostro centro di Hillington, Glasgow, permettendo così ai materiali sensibili di rimanere in loco, se lo desiderate.
Tutti i contenuti vengono prodotti ad altissima risoluzione in bianco e nero, scala di grigi o a colori, con formati di output disponibili in PDF, TIFF o JPEG. I servizi standard includono il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), la personalizzazione dei nomi dei file, l'indicizzazione, la creazione di metadati e l'estrazione dei dati in formato CSV per facilitare l'integrazione con i vostri sistemi di gestione documentale. I file completati e i metadati vengono trasmessi in modo sicuro tramite la nostra piattaforma di trasferimento cloud crittografata per un accesso immediato e una conservazione a lungo termine.
Estrazione dati AI
Gli archivi cartacei e su microfilm contengono una grande quantità di informazioni aziendali importanti, ma in un contesto digitale questi dati devono essere facilmente accessibili e ricercabili.
La nostra tecnologia all'avanguardia per il riconoscimento dei dati è in grado di gestire contenuti sia dattiloscritti che manoscritti, inclusi documenti complessi, garantendo un'acquisizione accurata delle informazioni dai file scansionati.
I dati estratti possono essere successivamente esportati in formato CSV o Excel e integrati senza difficoltà nei moderni sistemi di gestione di documenti e archivi.
Distruzione riservata
In un'epoca in cui la sicurezza delle informazioni è fondamentale, lo smaltimento sicuro dei materiali riservati è di vitale importanza.
Il nostro servizio di distruzione sicura dei documenti è progettato per soddisfare le esigenze specifiche di ogni cliente, offrendo soluzioni flessibili come ritiri una tantum, servizi di distruzione programmati e la distruzione dei documenti come parte integrante del processo di digitalizzazione.
Sia la carta che il microfilm vengono distrutti in conformità con gli standard BS15713 e viene fornito un certificato che attesta lo smaltimento sicuro e conforme.