Gestión de documentos empresariales
Proporcionando todo lo que necesitas
Consultoría
Todo proyecto de digitalización o escaneo comienza con una conversación inicial para aclarar los objetivos y revisar los materiales involucrados.
Con 20 años de experiencia en una amplia gama de industrias y organizaciones, reconocemos que no hay dos proyectos iguales, por lo que nuestro enfoque se adapta a las necesidades específicas de cada cliente.
Evaluamos la naturaleza de sus documentos, definimos el propósito de la digitalización, seleccionamos la tecnología de escaneo más adecuada y diseñamos un método eficiente para la organización e indexación de datos con el fin de mejorar la accesibilidad.
Finalmente, acordamos cómo se entregarán los archivos digitales y determinamos el tratamiento de los materiales originales: si se devolverán, se almacenarán de forma segura o se eliminarán.
Escaneo de documentos
Disponemos de escáneres Kodak Alaris de calidad profesional, meticulosamente mantenidos y diseñados para la producción en grandes volúmenes, lo que garantiza una digitalización nítida y precisa de documentos de hasta tamaño A3.
Nuestra tecnología y software, cuidadosamente seleccionados, están diseñados para ofrecer una calidad de imagen excepcional y un rendimiento fiable en cada etapa del proceso.
Antes de comenzar el escaneo, todos los materiales se preparan minuciosamente para garantizar los mejores resultados posibles.
El resultado final se proporciona en forma de archivos PDF o PDF/A multipágina con función de búsqueda completa, lo que facilita el almacenamiento, el acceso y la recuperación de sus documentos.
Escaneo de gran formato
Los dibujos técnicos de gran tamaño y los planos de gran tamaño a menudo consumen un valioso espacio de almacenamiento y puede resultar difícil acceder a ellos cuando se necesita información con urgencia.
La búsqueda en hojas físicas suele requerir la manipulación de materiales frágiles, lo que aumenta el riesgo de daños. Gracias a los escáneres avanzados de gran formato ROWE, podemos transformar incluso los dibujos más delicados en archivos PDF o PDF/A con capacidad de búsqueda completa.
Nuestro equipo es capaz de procesar formatos que van desde A4 a A0 y puede manejar documentos excepcionalmente largos, lo que lo hace ideal para proyectos técnicos y arquitectónicos complejos.
Escaneo de microfilmes
En el panorama actual que prioriza lo digital, es fundamental contar con una estrategia confiable para proteger las colecciones de microfilmes.
Formatos como películas en rollo, microfichas, diapositivas, sobrecubiertas y tarjetas de apertura se degradan naturalmente con el tiempo, por lo que su manipulación y conversión adecuadas se vuelven cada vez más vitales.
Utilizando sistemas de escaneo Wicks and Wilson de calidad profesional, convertimos todo tipo de microfilmes en archivos PDF o TIFF de alta calidad y con capacidad de búsqueda completa.
Además, ofrecemos soluciones personalizadas de indexación y captura de datos para garantizar que su archivo digital esté estructurado para satisfacer sus requisitos operativos.
Digitalización frágil
Nuestro servicio de digitalización y conservación de objetos frágiles está dirigido a bibliotecas, museos, archivos y colecciones privadas que requieren un manejo meticuloso de artículos delicados como libros encuadernados, documentos históricos, mapas y obras de arte enmarcadas.
Mediante sistemas de escaneo planos especializados y cámaras aéreas de alta resolución, nuestros archivistas capacitados digitalizan los materiales de forma segura, minimizando su manipulación y garantizando que no haya riesgo de daños. Nuestro equipo móvil permite realizar la digitalización tanto en sus instalaciones como en las nuestras en Hillington, Glasgow, lo que significa que los materiales confidenciales pueden permanecer en su ubicación si así lo prefiere.
Todo el contenido se produce con una resolución excepcionalmente alta en monocromo, escala de grises o a todo color, con formatos de salida disponibles en PDF, TIFF o JPEG. Los servicios estándar incluyen reconocimiento óptico de caracteres (OCR), así como la personalización de nombres de archivo, indexación, creación de metadatos y extracción de datos en formato CSV para facilitar la integración con sus sistemas de gestión documental. Los archivos y metadatos finalizados se transmiten de forma segura a través de nuestra plataforma de transferencia en la nube cifrada para un acceso inmediato y una conservación a largo plazo.
Extracción de datos de IA
Los archivos en papel y microfilm contienen una gran cantidad de información empresarial importante, pero en un entorno digital, estos datos deben ser fácilmente accesibles y consultables.
Nuestra tecnología de reconocimiento de datos de vanguardia puede procesar tanto contenido mecanografiado como manuscrito, incluidos documentos complejos, lo que garantiza la captura precisa de la información de los archivos escaneados.
Los datos extraídos pueden exportarse posteriormente en formato CSV o Excel e integrarse sin esfuerzo en los sistemas modernos de gestión de documentos y registros.
Destrucción confidencial
En una era donde la seguridad de la información es primordial, la eliminación segura de materiales confidenciales es vital.
Nuestro servicio de destrucción segura de documentos está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de cada cliente, ofreciendo soluciones flexibles como recogidas puntuales, servicios de destrucción programada y la destrucción de documentos como parte del proceso de digitalización.
Tanto el papel como el microfilm se destruyen de conformidad con las normas BS15713, y se proporciona un certificado que verifica su eliminación segura y conforme a la normativa.