Gestión de documentos empresariales
Proporcionando todo lo que necesitas
Consultoría
Todo proyecto de digitalización o escaneo comienza con una discusión inicial para aclarar sus objetivos y revisar los materiales involucrados.
Con 20 años de experiencia en una amplia gama de industrias y organizaciones, reconocemos que no hay dos proyectos iguales, por lo que nuestro enfoque se adapta a las necesidades específicas de cada cliente.
Evaluamos la naturaleza de sus documentos, definimos el propósito de la digitalización, seleccionamos la tecnología de escaneo más adecuada y diseñamos un método eficiente de organización e indexación de datos para mejorar la accesibilidad.
Finalmente, acordamos cómo se entregarán los archivos digitales y determinamos el manejo de los materiales originales, si deben devolverse, almacenarse de forma segura o eliminarse.
Escaneo de documentos
Contamos con escáneres Kodak Alaris de calidad profesional, meticulosamente mantenidos y diseñados para una producción de gran volumen, garantizando una digitalización nítida y precisa de documentos de hasta tamaño A3.
Nuestra tecnología y software cuidadosamente seleccionados están diseñados para ofrecer una calidad de imagen excepcional y un rendimiento confiable en cada etapa del proceso.
Antes de comenzar el escaneo, todos los materiales se preparan minuciosamente para garantizar los mejores resultados posibles.
El resultado final se proporciona en forma de archivos PDF o PDF/A de varias páginas con capacidad de búsqueda completa, lo que hace que sea fácil almacenar, acceder y recuperar sus documentos.
Escaneo de gran formato
Los dibujos técnicos de gran tamaño y los planos de gran tamaño a menudo consumen un valioso espacio de almacenamiento y puede resultar difícil acceder a ellos cuando se necesita información con urgencia.
La búsqueda en hojas físicas suele requerir la manipulación de materiales frágiles, lo que aumenta el riesgo de daños. Gracias a los escáneres avanzados de gran formato ROWE, podemos transformar incluso los dibujos más delicados en archivos PDF o PDF/A con capacidad de búsqueda completa.
Nuestro equipo es capaz de procesar formatos que van desde A4 a A0 y puede manejar documentos excepcionalmente largos, lo que lo hace ideal para proyectos técnicos y arquitectónicos complejos.
Escaneo de microfilmes
En el panorama actual que prioriza lo digital, es fundamental contar con una estrategia confiable para proteger las colecciones de microfilmes.
Formatos como películas en rollo, microfichas, diapositivas, sobrecubiertas y tarjetas de apertura se degradan naturalmente con el tiempo, por lo que su manipulación y conversión adecuadas se vuelven cada vez más vitales.
Utilizando sistemas de escaneo Wicks and Wilson de calidad profesional, convertimos todo tipo de microfilmes en archivos PDF o TIFF de alta calidad y con capacidad de búsqueda completa.
Además, ofrecemos soluciones personalizadas de indexación y captura de datos para garantizar que su archivo digital esté estructurado para satisfacer sus requisitos operativos.
Digitalización frágil
Nuestro servicio de digitalización y preservación de artículos frágiles está dirigido a bibliotecas, museos, archivos y colecciones privadas que necesitan un manejo meticuloso de artículos delicados como libros encuadernados, documentos históricos, mapas y obras de arte enmarcadas.
Utilizando sistemas de cama plana especializados y cámaras aéreas de alta resolución, nuestros archivistas capacitados capturan materiales de forma segura con una manipulación mínima, garantizando así un alto riesgo de daños. Nuestros equipos móviles permiten la digitalización tanto en sus instalaciones como en nuestras instalaciones de Hillington, Glasgow, lo que significa que los materiales sensibles pueden permanecer en el lugar si así lo prefiere.
Todo el contenido se produce con una resolución excepcionalmente alta en monocromo, escala de grises o a todo color, con formatos de salida disponibles en PDF, TIFF o JPEG. Los servicios estándar incluyen reconocimiento óptico de caracteres (OCC), así como nombres de archivo personalizados, indexación, creación de metadatos y extracción de datos en formato CSV para facilitar la integración con sus sistemas de gestión documental. Los archivos y metadatos completos se transmiten de forma segura a través de nuestra plataforma de transferencia cifrada en la nube para un acceso inmediato y una conservación a largo plazo.
Extracción de datos de IA
Los archivos en papel y microfilm contienen una gran cantidad de información empresarial importante, pero en un panorama digital, estos datos deben ser fácilmente accesibles y buscables.
Nuestra tecnología de reconocimiento de datos de vanguardia puede manejar contenido escrito a mano y mecanografiado, incluidos documentos complejos, lo que garantiza la captura precisa de información de los archivos escaneados.
Los datos extraídos pueden posteriormente exportarse en formato CSV o Excel e integrarse sin esfuerzo en los sistemas contemporáneos de gestión de documentos y registros.
Destrucción confidencial
En una era donde la seguridad de la información es primordial, la eliminación segura de materiales confidenciales es vital.
Nuestro servicio de destrucción segura está diseñado para satisfacer las necesidades únicas de cada cliente, brindando soluciones flexibles como recolecciones únicas, servicios de destrucción programada y destrucción como parte del proceso de digitalización.
Tanto el papel como los microfilmes se destruyen de conformidad con las normas BS15713 y se proporciona un certificado para verificar su eliminación segura y conforme.